אנו מתמחים בנושא המורכב של שינוי מיקום של משרדים, בפרויקטים מורכבים ובהיקפים נרחבים. את הידע המעמיק שלנו בנושא שילוח אנו מיישמים במקצועיות רבה גם בהובלות משרדים ברחבי ישראל.
הובלת משרדים
כל נושא הובלת משרדים מתנהל בדרך ייחודית באמצעות שיטות עבודה ייעודיות שפיתחנו עם השנים, שהן הנכונות ביותר עבור נישה זו.
ההיערכות לקראת המעבר כוללת כמה שלבים, בתחילת הדרך הנציג המקצועי שלנו מגיע למשרד הנוכחי כדי להבין מהו נפח התכולה שיש להעביר למשרד החדש. אם מדובר במלוא הציוד או רק בחלק ממנו. בהתאם לכך אפשר לתאם את הלוגיסטיקה להמשך הדרך.
אריזת הציוד המשרדי
צוותי האריזה מגיעים למשרד בתיאום מראש כמה ימים לפני הובלת משרדים כדי לארוז את הציוד. קיימת חשיבות רבה לארגון האריזות ולסימון כל אחת מהן במיוחד בעסקים שיש בהם עובדים רבים. בתוך ארגזים אישיים אוספים את התכולה של הארוניות של כל עובד, קלסרים, תיקים, תוכניות, ציוד משרדי ועוד. מעל כל ארגז מדביקים האורזים מדבקות שהוכנו מראש, אשר רשום עליהן שמו של העובד באיזו מחלקה הוא עובד והקומה שבה ימוקם משרדו בקומפלקס החדש.
בדרך זו מנתבים מראש את הארגזים לכל קומה ולכל אגף במשרד החדש, כדי שההתארגנות שם תהיה הרבה יותר יעילה ומהירה.
הכנת המחשוב למעבר
המחשבים, הסורקים והמדפסות הם הבסיס החשוב ביותר של העבודה היום יומית ולכן על אלו שאמורים לעבור למשרד החדש מדביקים מדבקות תואמות המשייכות כל מכשיר וכל צג לעובד. לאחר מכן אורזים את כל המכשור בעטיפות ניילון מיוחדות בשתי שכבות, כולל יריעות ניילון עם בועות כך שלא יהיה כל נזק במהלך ההעברה. את המחשבים אורזים בארגזים מאסיביים המותאמים לכך ומעבירים אותם למשאית.
סיוע של מנוף ביום המעבר
העובדים המיומנים מכינים את כל הארגזים ומעלים אותם בזה אחר זה למשאית. אם מדובר במבנה שיש בו מעלית, מעמיסים את הארגזים בעגלות מאסיביות ומורידים אותם במעלית. לעיתים מעדיפים הלקוחות לבצע זאת באמצעות מנוף כדי לזרז את התהליכים, לאור הכמות הגדולה של הציוד שקיים.
המנוף אשר מותאם לקומה בה ממוקם הן המשרד הנוכחי והן המשרד החדש, מעלה את הרמפה כלפי מעלה והעובדים מניחים עליו כמות של ארגזים, קושרים אותם היטב והמנוף מוריד אותם ישירות לתוך המשאית.
בשיטה זו של הובלת משרדים, אפשר להעביר כמות גדולה מאד של פריטים בזמן קצר מאד. את המחשוב מניחים בזהירות על גפי הרמפה באופן מסודר ומורידים זאת לאט לאט למטה.
השלב הבא של העברת משרדים הוא הגעה למשרד החדש, בהתאם למיקום שלו מחליטים מראש אם המנוף יעלה גם את הציוד למשרד החדש, במיוחד אם הוא בקומה גבוהה, או שאין בו צורך אם המשרד החדש ממוקם בקומת קרקע. בהתאם לכך העובדים מעבירים את הארגזים ואת המחשבים ומניחים כל אחד מהם במקום החדש שלו, על פי חלוקת המשרדים שתואמה וסומנה מראש.
מהר מאד המשרד החדש קורם עור וגידים וכל אחד מהעובדים מתחיל לארגן את הציוד האישי שלו. אנשי המחשבים עוברים בין העמדות השונות ומבצעים את החיבורים הנדרשים ובודקים שאכן כל מחשב עולה ואפשר יהיה לחזור בקרוב לעבודה השוטפת לאחר העברת משרדים במרכז.
סיוע בהעברת משרדים בכל הארץ
מנהלים במשרדים רבים חוששים מהבלגן ביום המעבר, אך כאשר מתאמים הובלת משרדים עם חברה שהיא מעולה בכל מה שקשור ללוגיסטיקה, אפשר להיות רגועים הן אם מדובר בהעברת משרדים בצפון והן אם מדובר בהעברת משרדים בדרום. בכל מקום שבו הצוותים שלנו מתכננים את המעבר מתחילתו ועד סופו, התוצאות יהיו מוצלחות לאור שיטות העבודה המתקדמות ובסיומו של יום המעבר, כל המנהלים והעובדים יהיו מאושרים שהמבצע הסתיים בהצלחה גדולה.
טיפול בנושאים הנלווים ליום ההעברה
בנוסף לנושאים הנורמטיביים הקשורים לנושא הובלת משרדים כמו אריזה, מנוף ומשאיות, יש לדאוג לכמה נושאים נוספים כמו לדוגמה:
- הפעלת ביטוח עבור מלוא התכולה, כדי שבמקרה של תקלה כמו שבר או פגמים בציוד הייחודי, חברת הביטוח תפצה את הלקוח לאור הנזק שנגרם לציוד.
- העובדים מפרקים מזנונים וספריות במשרדים הישנים ובמידת הצורך גם מרכיבים אותם בחדרים הרלוונטיים במשרד החדש.
- העברה של פריטי ריהוט מיוחדים כמו ספה וכורסאות בחדר המנכ”ל, שולחן וכיסאות של חדרי הישיבות ועוד.
- מעבר למשרד חדש הוא הזדמנות מצוינת לעשות סדר. לכן ההנחיה לעובדים היא לארוז רק ציוד שדרוש להם ואילו מוצרים ישנים יועברו לתרומה או ייזרקו וזאת כדי לצמצם את נפח ההובלה ולהיפטר מחפצים שאין בהם צורך.
הכנת המשרד החדש להגעת ההובלה
מועד הובלת משרדים והעברת הציוד בפועל נקבע לאחר שהמשרד החדש ערוך לקליטת העובדים. יש לוודא שבוצעו חיבורים אלמנטריים כמו לחשמל, למים וקווי התקשורת עבור רשת המחשוב פעילים.
כמו כן שהגיעו כל הרהיטים החדשים שאמורים לשרת עובדים מסוימים או את כולם. כך כאשר מגיע הציוד מהמשרד הישן, הרבה יותר לפזר אותו לעמדות השונות ולקדם את הליך ההתארגנות לעבודה במשרד החדש והיפהפה.
שאלות ותשובות
כמה זמן מראש כדאי לתאם אתכם אופציה של הובלת משרדים?
אם מדובר במשרד קטן שפועל באמצעות כמה עובדים, אפשר לתאם תוך כשבוע-שבועיים מראש. אך אם מדובר במשרד גדולה שיש בו עשרות ואף מאות עובדים, ההיערכות מתחילה כמה חודשים לפני כן כדי לבצע את המעבר באופן מושלם, לתאם הגעתן של כמה משאיות במועד שנקבע, מנופים ועוד.
כדי להקל עליכם, איש הקשר שלנו ייצור אתכם קשר ויעדכן אתכם בפרטים המדויקים של מעבר משרדים.
מהי הדרך למעבר מהיר ללא עיכוב בעבודה השוטפת?
בזכות היערכות מוקדמת, אפשר לבצע מהלך מהיר של הובלת משרדים עם מעט מאד שעות שבהן העובדים לא יעבדו עקב המעבר. החשיבה שלנו כוללת הכנה מלאה של המשרד החדש לקליטת העובדים ולכן רק לאחר שכל התשתית פועלת והגיעו כל הרהיטים החדשים, המשרד ערוך ומוכן להשלמת המעגל.
לכן עם הגעת העובדים, איש איש למשרד החדש שמיועד עבורו, הוא מסדר את הציוד שלו, אנשי התקשורת והמחשוב מחברים עבורו את המחשב והוא יכול לעבוד. השיטה שבה הארגזים האישיים והמחשוב מסומנים, מסייעת מאד לאיתור הציוד של כל עובד וביצוע התאמה מלאה.
העובדים שלנו מסייעים לכל אחד מהעובדים לפרוק את הארגז שלו, מסדרים את הקלסרים בארוניות, מחזירים את תכולת המגירות למקומן, מחברים ציוד נלווה ומאפשרים לעובד ליהנות ולהסתגל למקום החדש.
האם אתם פורקים במשרד החדש גם את הציוד המשותף כמו ארגזים שמיועדים למחסנים, ציוד למטבח וכו'?
פריקת הארגזים היא בהתאם לסיכום בין הצדדים. אם סוכם על כך, הצוותים שלנו יפרקו את כל הארגזים המיועדים למחסן ויסדרו את הפריטים על המדפים, הם יחברו את הספריות המיועדות לספרים ויטפלו בכל נושא טכני נוסף שבו יש צורך.
מהי ההכוונה שלכם לגבי ציוד מיותר שאינו אמור לעבור למשרד החדש?
אנחנו מפנים את כל התכולה של המשרד הישן, חלק מהמוצרים עוברים כתרומה לעמותות השונות אשר מעבירות את הציוד המיותר כמו שולחנות וכיסאות למשפחות נזקקות וחלק נוסף מועבר לאשפה.
אם הגעתם לשלב של הובלת משרדים, הסירו דאגה מליבכם, דברו אתנו ונבצע תכנון מדוקדק של המעבר.
