שינוי מיקומו של המשרד הוא מבצע לוגיסטי מורכב ולכן יש לתכנן אותו מבעוד מועד כדי שיתבצע ביעילות ובמהירות. התיאום בין הגורמים השונים הוא גורם המפתח להצלחה של תהליך זה.
העברת משרדים במרכז
לקראת מועד קבלת המפתח של המשרד החדש, לאחר שהסתיים הליך הבנייה או הליך השיפוצים, הנהלת המשרד מתאמת אתנו את הנושאים הלוגיסטיים השונים לצורך העברת משרדים במרכז.
כאשר משנים מיקום זו הזדמנות מצוינת לבצע ניפוי של התכולה במשרדים. המטרה היא להעביר רק פריטים שיש בהם צורך ולכן כל עובד עובר על הקלסרים, על הציוד ומקבל החלטה אילו פריטים יעברו ואילו פריטים ייזרקו, ייגרסו, יועברו לתרומה וכו' וזאת על פי ההנחיות הכלליות של ההנהלה, כיצד לנהוג במקרים הללו.
לאחר עשיית הסדר, כמות הארגזים והציוד היא פחותה ובהתאם לכך נציג שלנו מגיע למשרדי החברה ומבצע אומדן של הנפח הכללי של התכולה, כדי לתכנן את הובלת משרדים. הוא בוחן כמה ארגזים קיימים לשינוע ומהי כמות הציוד כמו רהיטים ומוצרי אלקטרוניקה ובהתאם לכך הוא מעריך שיהיה צורך בהובלה של משאית אחת, או כמה משאיות וזאת בהתאם לגודלם של המשרדים וכמות העובדים שיאכלסו את המשרד החדש.
מחשוב במשרד החדש
ברוב המקרים כאשר עוברים למשרד חדש מבצעים שינויים בתחום המחשוב כמו שרתים חדשים, מחשבים חדשים לעובדים, מדפסות ועוד. לכן יש מקרים שבהם אנו לא מעבירים את המחשבים הישנים אלא רק את שאר הציוד. את הציוד הישן אוספים העובדים של מפעל המחזור לצורך גריסה ושימוש חוזר.
לאחר שהמחשבים החדשים במשרד החדש חוברו לרשת התקשורת כך שהעובדים יוכלו לעבוד, מתאמים את יום ההובלה בפועל.
אריזה של הציוד
במקרים רבים של העברת משרדים במרכז האורזים המנוסים שלנו מגיעים יום לפני ההובלה בפועל כדי לארוז את כל תכולת המשרד. ספרים, קלסרים, ציוד משרדי וכל צורך נוסף. על כל ארגז או פריט שנעטף ביריעות ניילון איכותיות מדביקים מדבקה, כדי לשייך אותו לעובד מסוים תוך רישום המיקום שלו במשרד החדש, כמו לדוגמה ישראל ישראלי קומה 2 חדר 405.
כך בעת פריקת הציוד קל מאד להעביר לחדר של כל עובד את הציוד שלו, הוא יארגן הכול במקום החדש ויוכל לחזור לעבודה השוטפת שלו.
הגעה במועד להעברת המשרד
תהליך העברת משרדים במרכז אורך כמה שעות ולעיתים אף יותר מיום אחד. כיוון שבכל השעות והימים הללו העובדים אינם מבצעים את המשימות השוטפות שלהם, המגמה היא לבצע מהלך זה במהירות.
לכן האורזים המיומנים שלנו מגיעים בשעה שנקבעה וללא כל עיכובים מתחילים להוריד את כל הארגזים למשאית ולמקם את כולם בבטחה. לאחר מכן עוטפים היטב את כל המוצרים האלקטרוניים ומוצרי החשמל בחומרי מיגון ייעודיים כמו יריעות ניילון חזקות עם בועות וכך לא ייגרם להם כל נזק בעת הנסיעה.
אחד הנושאים המהותיים והחשובים ביותר בתפיסת העולם שלנו הוא להגיע בדיוק בשעה שנקבעה וזאת עקב העובדה שמובילים רבים אינם מגיעים במועד והדבר מוביל לעיכובים גדולים בתהליך של העברת משרדים במרכז.
שינוע של תכולת המשרד
שירותי העברת משרדים הכוללים תכולת משרד מבצעים בכמה דרכים וזאת בהתאם למיקום של המשרד הנוכחי ולמיקומו של המשרד החדש.
- באמצעות מעלית, אם המעלית בבניין זה היא די גדולה כדי להעביר מוצרים גדולים כמו ספה ומזנונים של המשרדים.
- באמצעות המדרגות אם אין מעלית במבנה זה ויש קושי בגישה למנוף. הורדת כל הציוד במדרגות הוא הליך קשה ומתיש ובמיוחד אם יש מוצרים גדולים וארוכים, אשר קשה להוריד אותם בדרך זו.
- באמצעות רמפה של מנוף. זוהי השיטה הקלה, הנוחה והמהירה ביותר של העברת משרדים במרכז . הרמפה של המנוף מגיעה בסמוך לפתח של המשרד, העובדים מעלים את הארגזים על הרמפה ומפעיל המנוף מוריד אותם בזהירות ישירות לתוך המשאית. בדרך זו חוסכים זמן רב וגם כוח אדם.
לאור היתרונות הרבים של השימוש במנוף, ברוב האופציות של הובלות משרדים, יש עדיפות להובלה של הציוד בדרך זו.
לוגיסטיקה של העברת משרדים
העברת משרדים במרכז היא פעולה שיש בה אחריות רבה. אנחנו כמובילים דואגים לחומרי אריזה איכותיים ולעובדים מקצועיים. מעבר לכך אנו מפעילים פוליסת ביטוח ייעודית אשר מכסה כל תרחיש של שבר או נזק, עקב ההובלה או חלילה תאונה בדרך.
פריקה של הציוד במשרד החדש
עם הגעת המשאית או המשאיות למיקומו של המשרד החדש, העובדים פורקים באופן מסודר את כל התכולה. מכיוון שיש מדבקה על כל ארגז, מניחים כל אחד מהם בחדר הנכון ובקומה המתאימה. בדרך זו לאט לאט המשרד מתחיל להתמלא בארגזים ובציוד וכל אחד מהעובדים פורק את הארגזים שלו ומסדר את התכולה בחדר החדש שלו, על המדפים, בארוניות ובמגירות.
מהר מאד המשרד מתחיל לקבל צורה והעובדים אשר פועלים לסיומו של תהליך ההעברה, נהנים לראות את התכונה הרבה במשרד התוסס שקורם עור וגידים. כאשר מבצעים את כל הפעולות ביעילות ובמהירות, העובדים יכולים לשוב תוך פרק זמן קצר יחסית לעבודתם כדי להעניק שירות ללקוחות.
שאלות ותשובות
כמה זמן מראש כדאי לתאם את נושא העברת משרדים במרכז?
לוח הזמנים שלנו משתנה ולכן עדיף להזמין כחודש מראש כדי שנתאם את לוחות הזמנים. יש הבדל אם הצורך הוא של משאית אחת שזוהי האופציה הקלה יחסית. אך יש משרדים גדולים שמבצעים באמצעותנו הובלה גדולה והם זקוקים לכמה וכמה משאיות ולכן חשוב לתאם זאת מוקדם ככל האפשר.
ברור לנו שיש מקרים שבהם קובעים תאריך ויש להזיז את ההובלה לאור העובדה שהמשרד עדיין לא מוכן לכניסה. במקרים הללו אנחנו מזיזים קדימה את התאריך בשבוע או שבועיים, על פי הנתונים.
האם קיימת אפשרות שהאורזים המקצועיים שלכם יבצעו את אריזת כל הפריטים לארגזים?
הדבר אפשרי ואנחנו מבצעים זאת ברוב הפרויקטים. עם זאת מכיוון שזו הזדמנות חשובה להיפטר מחפצים שאינם נחוצים, הנוהל הנכון הוא שהעובדים עוברים בשלב ראשון על כל הציוד, זורקים מה שלא נחוץ, סורקים מסמכים ומבצעים כל פעולה נדרשת אחרת.
לאחר תהליך המיון העובדים שלנו אורזים את כל הפריטים החשובים ומוסיפים את המדבקות שהוכנו מראש.
מהן העלויות של העברת משרדים?
יש כמה פרמטרים אשר קובעים את העלויות של העברה כמו לדוגמה:
מרחק הנסיעה מהמשרד הנוכחי למשרד החדש.
עלות שעות העבודה של העובדים שמטפלים בנושא האריזה.
המיקום של המשרד הנוכחי, קומה ונוחות הגעה.
המיקום של המשרד החדש, קומה ונוחות הגעה.
כמות הציוד שיש להעביר מבחינת נפח, הובלה באמצעות משאית אחת או כמה משאיות.
אופן הורדת הציוד מהמשרד הקיים ואופן העלאת הציוד למשרד החדש, כמו מדרגות או מעלית.
שימוש במנוף, האם רק במשרד הנוכחי, רק במשרד החדש או בשני המקומות.
כל פרמטר ייחודי שיש לתמחר בנוסף לכך.
איש הקשר יעביר לכם מראש הצעת מחיר מסודרת ומפורטת לאישורכם.
כמה עולה שימוש במנוף?
העלויות נקבעות על פי הקומה שממנה מורידים את הציוד ואת הקומה שאליה מעלים את הציוד. כמו כן על פי הנפח וכך יודעים את הכמות שיהיה צורך להפעיל את הרמפה.
המומחיות שלנו היא בנושא העברת משרדים בדרך אפקטיבית ומהירה. נשמח לצרף אתכם לחוג הלקוחות הקבועים והמרוצים שלנו.
השאירו כאן את הפרטים שלכם ונשוחח אתכם בהקדם.
