העברת משרדים דורשת התארגנות מהותית וחשיבה על אין ספור נושאים. ברוב המקרים זו שמחה גדולה כאשר עוברים למשרדים גדולים ונוחים יותר, בסביבה קרובה או אחרת ולכן כל עבודת ההתארגנות מתבצעת באנרגיות מצוינות
העברת משרדים
ההיערכות לקראת העברת משרדים מתחילה כמה חודשים לפני המועד המתוכנן ובמיוחד אם מדובר במשרדים גדולים שיש בהם הרבה עובדים. הצוותים הרלוונטיים מבצעים ישיבות של סיעור מוחות, מקבלים החלטות, מקדמים שלב אחר שלב, עד ההגעה ליום החשוב של הובלת משרדים.
תכנון לוגיסטי של מעבר המשרדים
הרצון הוא ליצור משרד מודרני וטכנולוגי ולכן במקרים רבים מבצעים כמה מהפכים לקראת המעבר.
- אחד הנושאים האקוטיים הוא ציוד ישן שקיים במשרדים, מקבלים החלטות אילו פריטים יעברו למשרד החדש ואילו פריטים יוצעו למכירה או ייתרמו.
- במשרדים רבים עדיין קיימים קלסרים רבים שנשמרים בארכיון וברובם אין כל שימוש. זו ההזדמנות להקים צוות שיסרוק את הקלסרים, יכין את הקבצים והתיקיות באופן מסודר במחשב. לאחר מכן הכול יגובה ויועבר לענן כדי לשמור על החומר החשוב.
- מסמכים מסוימים בלבד יישארו בקלסרים כמו מסמכי ההתאגדות של החברה ומסמכיי מקור משפטיים נוספים, אשר קשורים לרשויות השונות.
- את הקלסרים הישנים אפשר יהיה להשמיד או לחלופים להעבירם לארכיון חיצוני למשמרת.
צמצום הקלסרים הרבים יותר צורך מוקטן בארונות אחסון במשרד החדש ולכן החללים יהיו פתוחים והמרחבים יהיו הרבה יותר גדולים.
תיאום מועד להעברת המשרדים
אם מדובר במשרדים גדולים ובציוד רב, כדאי לבחור זמן רב מראש את חברת ההובלות ולתאם עימם מועד אופציונלי.
בשלב ראשון כדאי להיפגש עם נציגיהם של כמה חברות מובילות בנישה זו. הלקוחות בוחנים את ההתייחסות של חברות ההובלות השונות ללוגיסטיקה של העברת משרדים ולאחר ההתרשמות הראשונית, נציגי המשרד מדברים ממליצים כדי לקבל חוות דעת על הובלות בסדרי גודל משמעותיים שהתבצעו באמצעות חברות ההובלות השונות.
לאחר קבלת הנתונים השונים וקבלת הצעות המחיר, הנהלת החברה מקבלת החלטה מיהי חברת ההובלות המובילה שהיא המתאימה ביותר לביצוע השינוע ובהתאם לכך עולה שלב התכנון מדרגה.
לרבים מנציגי חברת ההובלה יש ידע רב בשינוע לוגיסטי ולכן הם מעניקים טיפים מעולים ורעיונות מקוריים שיסייעו מאד בהליך המעבר עצמו.
נושאים אקוטיים שיש לבדוק מול חברת הובלות
יש לסכם עם חברת ההובלות אשר מתמקצעת בהעברת משרדים גדולים, את כל פרטי העברת משרדים, לחתום על הסכם בין הצדדים שבו רשומים באופן מפורט כל הנתונים, כמו לדוגמה:
- עלות ההובלה ואופן התשלום.
- הימצאותה של פוליסת ביטוח תקפה בסכום שיכסה את עלות מלוא הציוד, כפי שנקבע בין הצדדים.
- פירוט כמות השעות שבהן המנוף ישנע ארגזים וציוד מהמשרד הישן למשרד החדש.
- כמות המשאיות שאמורות לבצע העברת משרדים והנפח של כל אחת מהן.
- אריזה של הציוד על ידי צוות העובדים המיומן של חברת ההובלות, תיאום ימי האריזה וכמות הציוד. זאת תוך רישום מדויק של הארגזים והדבקת מדבקות, כדי לשייך את הארגז לכל אחד מהעובדים.
- פירוק של כל המזנונים הקיימים במשרד הנוכחי, העברה למשרד החדש והתקנה שלהם במשרד החדש.
חיבור קווי התקשורת במשרד החדש
כדי ליצור עבודה רציפה, יש לדאוג שחברת התקשורת תתקין את קווי התקשורת הנדרשים, כך שרשת האינטרנט תהיה פעילה באופן מושלם. לכן העברת משרדים תתבצע רק לאחר ביצוע מוצלח של שלב זה.
ריהוט ומחשבים למשרד החדש
ברוב המקרים רוכשים ציוד חדש לכל רבדי המשרד או למקצתם. אם המשרד מוכן לכניסה, אפשר לתאם עם הספקים שיעבירו את הרהיטים החדשים בהתאם לתוכנית העבודה. כמו כן אנשי המחשבים יכולים להתקין את המחשבים החדשים בהתאם להנחיות שיקבלו מצוותי ההעברה, לגבי המיקום שבו ישב כל אחד מהעובדים.
לוגיסטיקה ליעילות מרבית
השיטה הנכונה ביותר היא להתחיל את מהלך ההעברה ביום חמישי ולהעביר את הריהוט שאמור לעבור מהמשרד הישן למשרד החדש. כמו כן מעבירים בזהירות מרבית את כל המחשבים תוך סימון היכן יותקנו המחשבים הספציפיים הללו. צוות העברת משרדים מוודא שכל הציוד יוצא לדרך ושאנשי המחשבים יתקינו במשרד החדש את המחשבים הללו.
מדובר בעבודה שאורכת זמן ולכן עד שישי בצהרים ולעיתים אף בסוף השבוע נמשכות כל ההתקנות וההתאמות עד שהכול מתפקד. כך אפשר להודיע לעובדים שביום ראשון יגיעו למשרדי החדשים ויתחילו לעבוד ממשרדם החדש, לאחר שיארגנו את הציוד האישי שלהם שממתין להם בחדרם.
העמסת ציוד נוסף על המשאיות
עובדי חברת ההובלות אוספים את כל הארגזים שהם ארזו יום יומיים לפני כן ומעלים אותם על המשאית באמצעות המעלית או בעזרת המנוף, על פי הסיכום בין הצדדים. הם מניחים בזהירות את כל הארגזים בתוך המשאית. כמו כן הם אורזים באריזה כפולה פריטי ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, מדפסות, מקרר, טלוויזיה, מכשור של המטבח וכל מוצר חשמלי או אלקטרוני אחר. העובדים מניחים בקפידה כל אחד מהמוצרים הללו במשאית, מרפדים אותם בשמיכות עבות כדי למנוע פגם ושבר וגם קושרים את הפריטים השונים כדי להגן עליהם במהלך כל הנסיעה.
סדר ההובלה ביום החשוב
השמירה על הסדר שתואם מראש, היא חשובה ביותר כדי שלא יוצרו תקלות ברגע האחרון. מנהל הפרויקטים של חברת ההובלה יודע באופן מדויק איזו משאית מעמיסה ראשונה, איזו היא השנייה וכן הלאה. אם מדובר בהיקפים גדולים של ציוד, חלק מהמשאיות יחזרו למשרד הישן כדי לבצע סיבוב נוסף.
שאלות ותשובות
אם מדובר על הובלה של תכולת משרד שעובדים בו כ – 300 אנשים, אפשר לקבל הערכה של עלות המבצע הלוגיסטי על כל רבדיו?
נשמח להגיש לך הצעת מחיר מפורטת לאחר שנציג מקצועי שלנו יבקר במשרד הנוכחי שלך יבין את הכמויות של הציוד ונפח האריזה ובהתאם לכך יבצע אומדן של העלויות. הוא יגיש לך מסמך מפורט של העלויות עבור כל סעיף הקשור למעבר. הנציג שלנו ילווה אותך לאורכו של כל התהליך יענה על כל שאלה ויהיה איש הקשר שלך מול המערך הלוגיסטי שלנו.
יש לכם רשימת ממליצים של מנהלי משרדים שביצעו הליך מעבר דומה באמצעותכם. הכוונה היא למעבר מורכב של ציוד רב.
הנציג שלנו ישמח לתת לך רשימה ארוכה של מנהלי משרדים ותוכל להתקשר לכל אחד מהם כדי לקבל חוות דעת ולשמוע את רמת שביעות הרצון של כל אחד מהם מההליך כולו שהשיא שלו היה ביום ההובלה.
המשרד החדש שלנו ממוקם בקומה ה – 30 במגדל משרדים בתל אביב. האם יש ברשותכם מנוף המגיע לגובה זה?
ברשותנו קיימים כמה מנופים, נבדוק ספציפית לגבי גובהו של המשרד החדש כי אורכה של המסילה במנוף אמורה להיות לא רק של הקומה אלא לכלול גם את הגובה בין הקרקע לקומה הראשונה ומשם לקומה ה - 30. איש הקשר יבדוק זאת פרטנית וגם אם אין ברשותנו ביום זה מנוף בגובה הנדרש, אנו מזמינים מראש מנוף מגורם חיצוני שיסייע לנו כדי לא לעכב את העבודה.
מהו לדעתך הזמן הנכון ביותר למעבר של המשרדים?
התשובה היא מורכבת. אם צפוף לכם במשרד הישן והמשרד החדש מוכן, עדיף לעבור. אך אם אתם בתקופה מאד בוערת במשרד שלכם על פי תחום העיסוק שלכם, אפשר להעביר חלק מהמחלקות או להמתין עוד שבוע שבועיים עד שהפעילות תירגע ואז לבצע את ההעברה בפועל.
מעבר משרדים נראה לכם כאב ראש רציני אך אתנו הדברים יזרמו במהירות וביעילות ותוך ימים בודדים המשרד החדש יתפקד באופן כמעט מלא.
